手帳を使いこなそう

ほとんどの手帳にはアドレス帳がついています。携帯電話がひとり1台の世の中ですからわざわざ手帳を使わなくても携帯のアドレス帳で充分だよと考えている人もいるでしょう。しかし、手帳のアドレス帳独自のメリットもあるので、携帯電話とうまく使い分ける事で、ぜひ活用して下さい。


手帳におけるアドレス帳には利点が３つあります。まず第１の利点としては、一覧性と検索性が良い事です。手帳は紙だからすぐに開く事ができ、探しやすいと言う事です。

第２としては確実性が高いことです。
携帯電話を使用している時にも開いて使うことができるし、手帳ですから電池切れの心配も不要です。

第３の利点は、記入さえすればすぐ新しい電話番号を追加できることです。若い人は大丈夫ですが、携帯電話への登録は慣れていないとなかなか面倒なものです。

手帳のアドレス帳ならすぐ記入できますし、住所やメモなどプラスアルファの情報も書き込むことができます。
逆に手帳のアドレス帳にもデメリットはあります。

書き写す面倒さや、順番に追加したアドレスの並び替えなどは出来ません。
アドレス帳が別冊になっていて永年使用できればさほど問題もありませんが、新しい手帳になった時、書き写す必要があればかなり面倒なものとなります。

時代は１人１台の携帯電話の普及が背景にありますが、もし携帯電話を水に落としてデータが破損してしまったら、と言う事も考えて、この機会に手帳のアドレス帳との使い分けを考えてみてはどうでしょうか？  

手帳を大きく分類すると「綴じ手帳」と「システム手帳」があります。「システム手帳」と言うのは、本体のバインダーとリフィールの組み合わせで使用する手帳のことを言います。自分なりに使用しやすくカスタマイズするために「システム手帳」の一般的な機能や構成、名称を調べておきましょう。

◇本体、バインダー
１．素材
本体バインダーの素材は革製が一般的です。中には合成皮革、ナイロンなどもあります。

２．見返し
本体バインダーの見返し（裏面）の部分には、名刺やカードを収納できるポケットがあります。

３．金具
リフィールを綴じるリングの径は８?３０mm位があり、そのリングの幅で綴じる事の出来るリフィールの量、枚数が違ってきます。リングの数は６穴が最も一般的です。

◇リフィール
１．サイズ
リフィールのサイズは、本体、バインダーに従って綴じることの出来る大きさが決まります。
Ａ５サイズ、バイブル、スリム、８穴、６穴などがあります。

２．リフィールの種類
スケジュールを記入するリフィールは１日単位、１週間、月間などのダイアリーや、記録用のメモ、集計、アドレス帳などがあり、その他には地図、インデックス（方眼や定規）、クリアファイル、カードホルダーなどがあります。

３．関連グッズ
思考をこらした様々なグッズがありますが、専用の穴あけパンチ、保存用のバインダー、綴じることの出来る電卓などがありますので、業種、担当によってオリジナルなシステム手帳がカスタマイズできます。  

使いやすいシステム手帳のサイズはそれを使う人によって違ってきます。
システム手帳を使用する為に沢山ある中から選択には、サイズ（大きさ）と厚さ（綴じられる量）の２要素をポイントに選ぶことになります。


サイズは綴じる為の「リフィールサイズ」によって決まり、厚さは「リング径」によって決まってきます。
サイズが小さければ小さいほど携帯性には優れますが、当然記録出来るスペースは限られます。


リング径も、小さいほど薄くなり携帯には適しますが収納量が限られてきます。
使用する目的から、スタイルに見合ったものを選択することがシステム手帳を選ぶポイントとなります。


◇ミニ５穴サイズ
一番小型のサイズです。本格的にシステム手帳として使うには小さいですが携帯が目的です。
メモノートとしての活用ができ、特に外出が多い営業マンなどに向いています。


◇ミニ６穴サイズ
ハンドバックに入る大きさですので、特に女性に人気があり、カジュアルなものなど種類が豊富です。本体バインダーは財布にもなるものや、ポケット手帳の様にスリムなものまであります。


◇８穴サイズ
能率手帳のサイズと同じで、綴じ手帳とシステム手帳の長所を合体したサイズです。外出が多く多忙な営業マンに向いています。


◇スリムサイズ
スーツの内ポケットにすっきり収納できる薄型が特長です。リング径も小さく、外出が多いビジネスマンに人気となっています。


◇Ａ５サイズ
デスクに置いて使用する場合に最適なサイズです。
記入スペースが大きいため、会議や打合せのメモも取れ、技術職や専門職などのビジネスマンに向いています。  

値段が高価な手帳を買ってもそれを使いこなすのはあなたです。
一番重要なのは、「どうスケジュールを管理するか」です。
そのために、スケジュールを効率的に管理するための基本やポイントを理解しておきましょう。

スケジュール管理のポイント

１．やるべきことを書き出し、予定を組む
時間管理と言うのは、時間をコントロールすることではなく、自分の行動をコントロールすることです。
やるべきことを書き出して確認し、まず計画を立てることからスタートさせます。


２．優先順位は重要度と緊急度
タスクの優先順位は「重要度」と「緊急度」を考えて立てましょう。
最優先となるのはもちろん緊急度も重要度も高いものですが、それ以外の項目のスケジュールをどうやって組むかで効率に差が生まれます。


３．内容によって適正な時間帯、配分をする
仕事には様々な種類があります。
それぞれ内容に適した時間帯や配分を組むことにより、効率的に管理出来ます。


1.インプット
下調べや情報収集などです。空き時間や移動の時間を利用します。

2.アウトプット
資料や書類作成など集中できる時間を確保します。

3.電話での連絡や雑用
電話連絡は相手がありますのでつかまりやすい時間帯にまとめて処理します。雑用をするのは疲れた時間帯などにあてます。

４．長期的なスケジュール
毎日短期的なスケジュールに追われて、月間、年間など長期的なスケジュール管理はおろそかになりがちです。大きな目標を達成するために、長期的な視点でのスケジュール管理も常に心がけたいものです。  

手帳といっても世の中には様々な種類の手帳が販売されています。
自分の目的に一番合った手帳はどの様なタイプなのでしょうか？
今までは何となくで選んでいた手帳選びを少し見直してみましょう。


手帳を選ぶ場合のポイントは、記録できる量と携帯性を重視し決めるのが原則です。
記録できる量とは、スケジュールやメモなどを書き込める量が多いのか、少ないのかということです。
携帯性とは、カバンやポケットなどに収納していつも持ち歩くのか、それともあまり持ち歩かないかということです。
この２つの使用目的、要素によって選ぶべきタイプや大きさが決まってくるのです。


新年の手帳販売は、早いお店だと９月、通常でも１０月から始まります。１２月頃にはもう人気商品は売切れになってしまいますので、早めに選んで購入しておきたいものです。色々な手帳を見比べ選びたい人は、大型の書店や文具店がお勧めですが、使い易さを十分分かって毎年同じ手帳を使われる方は購入する店と時期は決めておくとよいでしょう。


手帳はビジネスにおいて不可欠なツールです。
営業マンなどはお客様の前で使用する機会も多いでしょう。客先に「出来るビジネスマン」を印象づけたいのであれば、当然キャラクター物や派手な色の手帳は避けたい所です。革製など高級感がある手帳カバーを使用することで、愛着もわき、より使用頻度が上がるのではないでしょうか？